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当科技遇见联合办公,为你打造智能化办公室

2019-09-19

最近几年,联合办公发展尤为迅速,这是未来发展的一个趋势。对于这一点,整个行业都十分认可。我们认为,整个行业包括商务办公解决方案的市场,确实需要很大的变革和创新。从一开始我们就在向着这个方向努力。这个方向其实与今年峰会(2018戴德梁行Think-In论坛)的主题十分契合,那就是:智能、共享、绿色。



“你的未来办公室”


我们将自己提供的产品称为“你的未来办公室”。整体空间充分体现了高度的智能化。这些智能化给人们带来了哪些变化呢?用几个数字来说明。

第一个数字:240%。

通常一间3,000平方米的办公室,有300个固定的办公人员,加上访客、会客人员,每星期在办公室的人员为1,000人~1,500人。但是在“你的未来办公室”,3,000平方米空间中只有500人在办公。每个空间都有一个共享区域,可以让更多访客、灵活办公人员在这里开会、办公。在这个空间中,每星期进出的人员有3,000人~3,500人。在使用办公资源方面,坪效提升了240%。

第二个数字:7.36小时。

通过对每间会议室的监测,我们了解到北京、成都、上海等各地偏爱何种会议室。例如成都,20人以上的会议平均每周有7.36小时,其中会使用投影2.55小时。是两人会议室、四人会议室、十人会议室还是可以容纳二十人的大会议室?使用时间是上午、中午还是晚上?我们根据这些监测来完成对会议室和办公资源的调配。

第三个数字:2,000平方米。

这个数字意指2,000平方米的空间我们只需要一人就可以管理好,并且更加有效、精准。通过效率和服务的提升,我们在北京、成都所有的空间,平均坪效相比原来所在的楼宇或物业提升了180%。

我们之所以做这些研发,是因为看到了未来办公的真正需求。事实上,人们在办公需求、办公方式、组织方式、公司管理方面都已经发生了很大的变化,但是这些变化却并没有很好的解决方案和设施去支持。

未来办公的需求变化


真正的未来办公应该是以人为本、应需而动。人们的需求将发生怎样的变化?这些需求可以分成不同的三类:重度需求、中度需求、轻度需求。其中,90%的空间都是重度和中度需求。

第一类,重度需求。与传统办公室一样,每个人有自己固定的办公位置、办公空间或小型办公室。这是有归属感的专属空间,在我们的空间中称为“内区”。

第二类,中度需求。这里指诸如访客的会议需求,周边楼宇或外地来本地出差的临时办公人员对会议室或办公室的办公需求。主要使用的是“外区”和部分“内区”的功能区。

第三类,轻度需求。主要指类似于活动、聚会、培训、交流等方面的活动,使用的是比较低权限的“分享区”和“发布区”的区域。

我们将这三类办公需求整合在一起,希望给大家提供一个完整的办公解决方案。不管是灵活办公还是固定办公,在很多公司中,其实很多人并不需要办公室。许多员工在一个星期里,可能只有一半时间是在自己固定的办公场所,其余时间都是在客户的办公空间或路上。但是公司仍然为所有人配备办公室(空间),这就是资源的极大浪费。

另外,我们还有很多解决方案来满足中度和轻度办公需求。我们提供的是全生命周期的办公服务解决方案。无论是一人、十人的初创企业,上百人的团队,上千人的大型公司,还是世界500强、央企,都在梦想加的空间里找到了适合且匹配的办公解决方案。

智能化的作用


那么,通过智能带来了哪些改变呢?共有两点:一个ID连接所有办公资源,以及“上帝视角”管理整个空间。

一个ID连接所有办公资源

从用户端而言,用户进入梦想加的空间,通过自己的ID(通常为微信ID),就可以连接所有办公资源。

在用户进入办公空间大门的一瞬间,我们的服务人员、社区经理就会知道其一系列信息:姓名;来自哪家公司;来此的目的是固定办公还是开会;是否是第一次来到这个空间;平时有哪些办公需求,有何反馈。有了这些信息以后,服务人员就可以即刻上前为用户提供精准、全面的介绍和服务。

传统的办公室,用户进入之后常被询问是谁,今天来这里做什么。在我们这里,服务人员同用户说的第一句话就是:“您好,这是您第一次来到我们空间,我为您好好介绍一下,您的会议室今天安排在E会议室,您的访客还没有到,我先带您转一圈,有什么需求您可以继续找我。”这是很贴心的服务。之后,会议室的预订、Wi-Fi使用、投影、打印,甚至咖啡,包括里面各项办公设施、办公服务的对接,都是和每位用户的ID精准对接在一起。

所有数据都会汇总到后台进行归纳整理。一方面能够帮助我们更好地去优化办公资源、办公设施以及办公服务。另一方面,通过物联网,将所有的资源和人更好地匹配在一起,为大家提供一个升级的办公体验。



“上帝视角”管理整个空间


这个是从管理者角度出发的。对管理者而言,可以通过一个完整的管理体系,从选址、营建、招商,空间、设施的管理,每个人、每家企业的管理,到整个空间的服务,形成一个完整的智能化的管理过程。

现在,我们这套智能管理体系,不光在自己的办公空间使用,楼宇、业主、大型公司等很多合作伙伴,也都在使用。这套智能管理体系帮助他们更好地管理办公资源,提升使用效率。真正的空间应该服务于人,通过智能提升使得办公资源得到更好的匹配,从而提高整个资源的使用效率。

但是,这只是一个开始,因为智能不只是炫技,而是服务于人,将设计和人、运营很好地结合在一起。

来到我们空间的访客和朋友,进来之后很多人的第一印象就是:“你们的空间真的很漂亮,特别时尚,很现代化。”但是,其实我更在意的是这里是否好用。因为一个美丽的人,不光要看外表、穿着、相貌,更重要的是他的身体是否健康。

因此,我们的空间设计并不是从氛围主题出发,而首先是根据以往运营的经验和统计数据得出资源匹配、动线布置、办公设施的分配的优化推荐,根据这些来合理地布局空间。接下来再根据具体的场地、区位、氛围打造一个合适的主题。智能和空间设计也是紧密结合。之后,再进入到空间的运营当中。

在运营中,基本上是2,000平方米配备一名管理者。我们自己办公室3,000平方米由两个人进行管理。这两个管理者可以通过互联网和大数据的平台,为空间中的每一位办公人员和访客提供更好的服务。

每一个入驻到我们空间的新公司,我们都会针对其举办一个小型推广活动,称为“Moving Day”。这种推广活动与传统方式不同。传统方式的推广通常是在微信群里或社交App上进行信息推送,或张贴海报。我们的不同之处在于,新入驻到空间的公司,会被要求提供一个介绍公司的视频或完整介绍公司资料的图片。在其入驻的当天,我们在全国包括空间内、空间外所有的屏幕,在指定的时间段,不打扰大家使用的情况下,都会循环播放这家新入驻公司的介绍信息。当天,所有办公空间的伙伴、入驻的企业,都会在第一时间内知晓,又有一个很优秀的公司入驻到梦想加的空间,并且了解到这家公司的业务,可以与之有哪些碰撞和火花,应该怎样同他们进行沟通和连接。这是非常高效的管理方式。

智能设施将整个空间的运营和设计结合在一起,发挥其最大功效。我们的完整体系称为OaaS,意为“办公即服务”。

我们将整个空间、办公室,从单一的租赁,扩展到了让里面所有的办公设施与所有有需求的人紧密联系在一起。通过高效、智能的管理方式,将会议室、办公室、网络、服务等各方面的资源,与有需求的人更好地匹配,并让管理者更好地去管理和经营,提升每一个场地经营的坪效。

这些也得益于我们与戴德梁行非常多的合作。不管是场地端,还是客户端,很多都是我们一起进行推广,让更多用户、业主、企业了解到这样新型的办公形式、解决方案和办公服务的业态。

智能管理,带来的首先是空间价值的提升,这是一个富有实际效果的智能嫁接。通过智能管理,可以让每一个空间从源头,即从选址的环节就开始管理,一直到最后企业的服务全程信息化,提升每一个环节的使用效率。

而每个环节的使用效率的提升,最终的结果就是,我们在北京所有场地入驻率均保持在95%以上。我们从来没有打折、降价,但所有空间都保持着良好的盈利状态。如今,我们已经将北京的空间经验扩展到了上海、杭州,在成都也形成了当地最大联合办公空间的品牌。

我们的空间不只是简单提供办公服务,同时也为很多业主提供相应物业配套解决方案,为物业提供丰富的办公选择,比如灵活办公解决方案等。北京的万豪、科创,成都的IFS、银泰中心,都将梦想加空间列入类似星巴克、商场等品类中。他们认为,这是大楼里面良好的配套。

目前在经营的空间已经有34个,遍布全国各地。我们通过信息化、智能的方式,为大家提供统一服务的平台,也通过这些方式,为用户提供更大的价值。

王晓鲁现场问答


提问:梦想加在北京、成都都打造了很大体量,请问在共享办公行业,规模意味着什么?

王晓鲁:规模当然非常重要,在回答这个规模意味着什么之前,我想说一下将怎样去实现这个“规模”。

我们认为,只有具备非常标准化可复制的体系与很成熟的商业模式的基础,才能去进行赋能式的扩张。这里,成熟的商业模式指的是可盈利的模式,并非靠投资人烧钱,而是自己可以造血的模式。

以自身为例,我们做了各方面的很多尝试、搭建、研发等工作。去年下半年,我们的体系已经非常成熟,商业模式也经过验证,最初的20多个空间非常顺利、健康。从那时开始,我们才进入了一个真正快速规模发展的赋能式过程。

对于规模而言,最重要的其实还是广度和密度的覆盖。我们提供的是一个共享办公、按需索取的办公解决方案,这对于密度的覆盖要求非常高。在北京或成都,我们在每一个核心区域里都有非常多办公场地可供选择,既可以提供给有重度需求的办公用户,也可以提供给非常灵活的中度和轻度用户,让他们达成按需索取的办公需求。

因此,具备标准化体系和可盈利的商业模式,在此基础上,进行密度和广度的快速扩张,对我们而言是目前要做的事情,也是比较健康的事情。

提问:关于智能驱动的共享办公,您认为这样的创新业态会给整个行业的上下游带来怎样的影响?

王晓鲁:智能是背后的驱动力。就像我们公司,定义是科技信息公司,但是,科技和信息等所有手段只是背后的驱动力,它驱动的是新型商业模式在行业中的推广。

五年前,坐出租车还要用现金支付,但现在出行用滴滴,移动支付也非常便捷。对于住宅和办公而言也是如此。面对一些商业模式的演进、迭代和更新,我们要做的就是更好地满足人们未来解决方案的需求。而这种解决方案和商业模式的创新,需要一些更新的管理模式和更新的技术驱动,帮助其去落地、实现资源的合理分配,打破信息的不对称,让资源更高效地运转。

这些其实都需要智能和科技在背后提供强有力的工具和管理的方法,我们也一直将此作为研发重点。把这些事情做好之后,才能真正给大家提供一个新型、更优的解决方案。

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