报销——每个员工和企业都熟悉的事项，一个不起眼却可以很“要命”的“痛点”。
很多公司都在推进或已完成了数字化转型，但员工开支管理这一块往往会被忽略或处于落后状态。企业员工普遍需要经历层层审核的漫长报销流程，尤其是随着分布式办公、远程办公成为行业大趋势，远程员工所产生的花销就成了一项让企业管理者及财务人员头疼的“糊涂账”。
从长远来说，这对员工和公司来说都是个低效负担，为了保持对财务开支的有效且高效控制，同时也为了降低员工“报销难”的抱怨，财务负责人需要转向更数字化、更精简、更实时的开支管理系统。不要小看，这可是降低业务成本的关键一步。
财务部门需要提高各种开支管理系统的处理效率，简化各项审核签约流程，以提高开支管理的效率；但同时，一份清晰简洁的报销清单也是必要的，要明确员工允许报账的支付名目及各名目下的最大金额，说明他们可以报销的费用类别，如交通、餐饮、通信、硬件设备等，并解释清楚什么情况下以及为什么员工需要先自掏腰包支付后再得到报销或补贴。注意的是，这些规则应该适用于每一个员工，包括远程团队成员、经常出差的部门，以及公司聘用的自由工作者。
将报销范围规划化，不仅能帮助员工培养正确的“报销观”，对自己为公司“花钱”时少一些烦恼与顾虑，同时有条理的报销规定也能让企业更容易把握每一个部门、每一个团队，乃至每一个项目的资金去向。更重要的是，财务人员还需要不断审视和更新报销政策，确保其始终满足员工的实际支出需求。
企业要主动为员工的个人活动和业务活动之间建立“物理和意识边界”，使管理费用更加清晰。比如，配备商务电话号码，或者规定工作中尽可能使用网络通信软件，减少员工将个人或工作话费的混淆；选择企业版打车软件，这样员工打车可以直接从公司账号扣费，财务人员只需从每月月结账单中了解清晰明细。
传统办公方式所产生的员工开支外，随着远程办公逐渐成为现代职场生活不可避免的工作方式，企业越来越多地招聘自由职业者、远程办公团队，即便是在办公室实地办公的员工，也免不了遇到不得不远程办公的时候。面对远程办公因办公空间和办公工具的需求而增加的新开支，主动为员工提供居家办公所需的电脑、移动硬盘、移动Wi-Fi等基础设备也是有必要的。
推行无纸化的“绿色报销”
费用管理流程也要实现数字化转型，财务总监跟上数字化步伐的另一项重要举措就是推动无纸化报销以及搭建，或使用更高效的数字管理软件。除了可以节省员工印贴发票的时间，数字化费用管理更可以让他们在路上、家里、甚至在费用支出后的瞬间当场上传他们的报销申请，财务人员也可以实现近乎实时验证和监管的现代化管理模式。
而且，无纸化还能帮助远程员工免去递交纸质材料的流程，将更多时间专注于业务发展。目前，可供企业使用的数字费用管理软件琳罗满目，有条件的企业更可以制定一款符合自身业务流程的定制化系统，实现财务的高效监管。
无论是因为业务拓展需求，还是当前市场变局下催生的办公新趋势，越来越多企业开始增加远程办公、分布式办公的需求。当需要将员工分散在不同的办公点，是让他们在家办公或为其单独租用办公场所，对财务管理人员而言都是个大麻烦：前者容易产生界限模糊的“花销争议”，后者则需要徒增大量的行政管理费用。对此，企业可以通过为团队成员提供灵活办公空间，以获得一个管理简化、操作简单但却成本效益高的解决方案，来管理员工费用。在灵活办公领域有着多年领先行业地位的IWG集团就可以帮助企业轻松实现这一点需求。
IWG集团旗下品牌雷格斯办公空间实景
在灵活办公空间中，办公桌椅、会议室、高速Wi-Fi、商务电话、打印复印机、咖啡茶歇和IT支持以及行政后勤服务都可以在一个屋檐下共享使用，并且可以通过一张账单支付。更重要的是，IWG集团旗下包括雷格斯、Spaces共享办公等一众灵活办公空间品牌也可以帮助企业为远程员工提供一个舒适、高效的优质办公环境，提高工作效率，为企业发展及员工成长提供进一步的附加价值。
IWG集团旗下品牌雷格斯办公空间实景
以高性价比办公空间方案深受用户喜爱的灵活办公品牌雷格斯就拥有出色广泛的办公中心网络，在国内29个城市设有近120家办公中心，可以助企业为员工提供随时随地办公的自由度，减少通勤的同时也意味着打车报销等费用也将降低。以创意氛围著称的Spaces则拥有活力蓬勃的商务社区，让员工可以在轻松的社交氛围下拓展人脉、发掘潜在机遇，从而提升个人价值及工作幸福度。
IWG集团旗下品牌Spaces办公空间实景
IWG集团始终致力于帮助企业及财务高管更加有效地管理远程团队，而在明智的财务决策之外，还有更多长远好处。灵活办公不仅意味着工作地点、工作时间甚至租赁方式的灵活变通，还可以帮助人员管理、财务管理等方面做出变革，切实帮管理者更加高效地解决那些“老大难”问题，将更多时间用在业务规划和发展上，这也是IWG集团所提倡灵活办公理念的深意。
文章来源于IWG集团
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